Phòng Hành chính - Quản trị

Cập nhật lúc 22:35, 11/11/2022 (GMT+7)

1. Chức năng

Phòng Hành chính - Quản trị là đơn vị thực hiện chức năng tham mưu và giúp việc cho Ban Giám hiệu trong việc quản lý và tổ chức triển khai thực hiện công việc trong các lĩnh vực: Học liệu và xuất bản; Hành chính; Quản trị; Cơ sở vật chất; Công nghệ thông tin.

2. Nhiệm vụ

2.1. Công tác Hành chính, Văn thư, Lưu trữ

- Chủ trì xây dựng, tổ chức thực hiện các văn bản quy định về công tác quản lý hành chính, công tác văn thư, lưu trữ. Tổ chức thực hiện tin học hóa công tác quản lý và điều hành của Trường. Tổ chức các khóa bồi dưỡng về công tác hành chính.

- Tiếp nhận, trình Ban Giám hiệu xử lý công văn, tài liệu của các cơ quan và cá nhân gửi về Trường.

- Gửi công văn, tài liệu của Trường đến các cơ quan, đơn vị và cá nhân có liên quan.

- Tổ chức quản lý và thực hiện chế độ bảo vệ các tài liệu mật theo quy định của Nhà nước.

- Đảm bảo tính phù hợp về cơ sở pháp lý, hình thức, kỹ thuật soạn thảo văn bản của các loại văn bản trước khi ban hành.

- Quản lý và sử dụng các loại con dấu của Trường (trừ các con dấu của các tổ chức đoàn thể, các Trung tâm thuộc Trường) theo quy định về quản lý và sử dụng con dấu.

- Thực hiện việc chứng thực các giấy tờ, tài liệu, chứng thực chữ ký theo quy định.

- Lưu trữ hồ sơ, tài liệu theo quy định về văn thư lưu trữ.

- Chuẩn bị và gửi lịch công tác hàng tuần của Ban Giám hiệu đến các đơn vị.

- Cấp giấy giới thiệu, giấy đi đường cho cán bộ, công chức được cử đi công tác ở trong nước. Ký xác nhận giấy đi đường cho khách đến Khoa công tác.

- Tổ chức in ấn các loại công văn, tài liệu, văn kiện phục vụ cho công tác chung của Trường.

- Xây dựng chương trình, kế hoạch công tác năm học của Trường. Tổ chức các hội nghị phổ biến công tác, các hội nghị sơ kết và tổng kết về thực hiện nhiệm vụ chung của Trường.

- Lập kế hoạch công tác tuần, tháng và lịch công tác của Ban Giám hiệu.

- Làm thư ký các cuộc họp, hội nghị giao ban Trường, chủ trì soạn thảo và ra các văn bản thông báo, kết luận của Ban Giám hiệu gửi các đơn vị.

- Đôn đốc, theo dõi việc thực hiện các chương trình công tác, kết luận chỉ đạo của Hiệu trưởng.

- Lập kế hoạch, tổ chức đón tiếp, chuẩn bị cơ sở vật chất và thực hiện công tác lễ tân các cuộc họp của Khoa, các buổi tiếp khách trong nước và quốc tế của Ban Giám hiệu.

- Lập kế hoạch và tổ chức các buổi lễ hội và các ngày lễ kỷ niệm của Trường.

- Tổ chức thực hiện các công việc hiếu, hỷ của Tường. Lập kế hoạch và tổ chức các cuộc thăm hỏi, chúc mừng các cơ quan, đơn vị, cá nhân trong và ngoài Trường.

- Là đầu mối tổng hợp xây dựng báo cáo công tác tuần, tháng, năm học. Là đầu mới tổng hợp công tác thống kê hàng năm theo quy định.

2.2. Công tác Quản trị, Cơ sở vật chất

- Xây dựng kế hoạch, dự kiến kinh phí hàng năm cho việc xây dựng, cải tạo, sửa chữa, tăng cường cơ sở vật chất, trang thiết bị cho Trường. Đảm bảo về cơ sở vật chất phục vụ các hoạt động của Trường.

- Xây dựng và triển khai, giám sát các dự án đầu tư, quản lý việc sửa chữa, cải tạo, xây dựng.

- Quản lý các hội trường, phòng họp, phòng khách, phòng truyền thống.

- Quản lý việc sử dụng các phòng làm việc, phòng học, các công trình kiến trúc, công trình công cộng khác, các diện tích đất đai, các tài sản, trang thiết bị, dụng cụ làm việc và học tập của Khoa.

- Quản lý và điều hành ô tô của Khoa phục vụ nhiệm vụ chung của Trường.

- Quản lý các phương tiện thông tin, liên lạc, hệ thống mạng.

- Xây dựng kế hoạch và tổ chức thực hiện các biện pháp bảo vệ trật tự, an ninh, an toàn các khu vực học tập và làm việc. Giải quyết các vụ việc liên quan đến công tác bảo vệ, công tác bảo vệ tính mạng, tài sản cá nhân và tập thể trong khu vực Trường quản lý.

- Lập kế hoạch và tổ chức thực hiện công tác liên quan đến phòng cháy chữa cháy, phòng chống cháy nổ, phòng chống bão lụt toàn Trường. Lập kế hoạch và tổ chức mua sắm các trang thiết bị phục vụ cho các công tác trên.

- Quản lý, đảm bảo việc sử dụng điện, nước, công tác vệ sinh, phòng dịch.

- Lập kế hoạch và thực hiện việc mua sắm, sửa chữa, thanh lý đồ nội thất trong toàn Trường. Thực hiện công tác kiểm kê đồ gỗ, nội thất trong toàn Trường theo định kỳ.

- Tổ chức thực hiện và đảm bảo vệ sinh môi trường nơi làm việc và nơi học tập.

- Chủ trì thực hiện các hợp đồng thuê giảng đường, sân bãi phục vụ cho giảng dạy và học tập của sinh viên.

- Thực hiện công tác lễ tân, khánh tiết các cuộc họp, hội nghị, các buổi làm việc của Trường do Phòng Hành chính – Quản trị được giao làm đầu mối. Quản lý, sử dụng và trang trí các phòng họp, tổ chức tiếp khách, hướng dẫn khách đến làm việc, liên hệ công tác với Trường.

- Quản lý kho sách, các trang thiết bị phục vụ giảng dạy và nghiên cứu khoa học.

- Thực hiện công tác thống kê, báo cáo hàng năm và đột xuất có liên quan đến công tác hành chính, quản trị.

- Thực hiện các nhiệm vụ khác có liên quan đến công tác Hành chính - Quản trị, Cơ sở vật chất theo yêu cầu của Chủ nhiệm Trường.

2.3. Nhiệm vụ phối hợp với các đơn vị khác

- Phối hợp với phòng Quản lý Đào tạo và Khoa học và các đơn vị khác trong việc xây dựng và kế hoạch phát triển nguồn nhân lực cho công tác đào tạo.

- Phối hợp với các đơn vị trong việc triển khai công tác hợp tác quốc tế về đào tạo và nghiên cứu khoa học; mời giảng viên kiêm nhiệm trong và ngoài nước.

- Phối hợp với các đơn vị thuộc Khoa thực hiện cải cách hành chính, triển khai áp dụng các yếu tố tích cực của ISO vào việc quản lý Trường.

- Phối hợp với các đơn vị trong việc tổ chức các hoạt động chung của Trường.

- Phối hợp với Phòng Quản lý Đào tạo và Khoa học bố trí phòng học, lập sơ đồ phòng học phục vụ việc giảng dạy và nghiên cứu khoa học theo thời khoá biểu.

- Phối hợp với các đơn vị lập kế hoạch, tổ chức xây dựng, nâng cấp, sửa chữa, trang bị nội thất phòng học và phòng làm việc và thực hiện thanh quyết toán.

- Phối hợp với các đơn vị trong mua sắm, nghiệm thu thiết bị văn phòng; trong công tác cải tạo, sửa chữa, xây mới nhà cửa, thuê mặt bằng và các dịch vụ liên quan đến sử dụng mặt bằng của Trường; thực hiện chức năng quản lý cơ sở vật chất và bảo vệ.

- Phối  hợp với các đơn vị, căn cứ kế hoạch mua sắm được duyệt, thực hiện việc sắm các trang thiết bị, văn phòng phẩm, nhu yếu phẩm đảm bảo cho các hoạt động của Trường.

- Phối hợp với Quản lý Đào tạo và Khoa học thực hiện chế độ đối với người lao động, đối với học sinh, sinh viên, học viên ca học và nghiên cứu sinh.

- Phối hợp với các đơn vị theo dõi, kiểm tra, giám sát việc thực hiện nhiệm vụ và kế hoạch hàng năm của Trường và các kết luận chỉ đạo của Ban Giám hiệu. Phối hợp với các các đơn vị có liên quan thực hiện các kết luận thanh tra, kiểm tra.

- Phối hợp với các đơn vị thực hiện các nhiệm vụ khác do Hiệu trưởng giao.

3. Danh sách cán bộ Phòng Hành chính – Quản trị

 

 

Bài viết khác: